Grunngitt spørsmål til møtet i Levekårsutvalget 15.09.2020
Den 29.04.2020 behandlet Kommunestyret sluttrapport for innbyggerundersøkelsen 2019.
I vedtakets pkt 2 skal det tilrettelegges fokus på innbyggernes møte med kommunen.
Senterpartiet påpekte i debatten at tillit og likebehandling henger også sammen med tilgjengelighet og innbyggernes møte med kommunen enten det er gjennom fysiske møter, brev, mail eller telefon. Videre påpekte vi at når det gjelder innbyggernes møte med kommunen kan enkle grep gjøres for å gi stor forbedring.
Vi får stadig høre at innbyggere tar kontakt med kommunen gjennom mail, eller brev uten at man får svar på at mailen eller brevet er mottatt, og forventet svar på tilbakemelding eller saksbehandlingstid. Tilsvarende at innbyggere ringer, og legger igjen beskjed på tlf. svarer uten at det blir ringt opp. Stadige purringer leder ikke til tillit og et godt møte med kommunen.
Forvaltningslovens §11a har regler om saksbehandlingstid og foreløpig svar. I saker om enkeltvedtak til f.eks hjemmesykepleie, BPA, dagsenter, institusjon får vi tilbakemeldinger på at det ikke mottas noen tilbakemelding på at søknad eller henvendelse er mottatt og forventet saksbehandlingstid. Hvis en sak eller henvendelse forventes å ta uforholdsmessig lang tid å besvare, skal det snarest mulig gis et foreløpig svar. I saker om enkeltvedtak skal det gis foreløpig svar hvis en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.
Justisdepartementet uttaler i rundskriv G-1978-38 at det som er å anse som uforholdsmessig lang saksbehandlingstid, må vurderes på bakgrunn av de forventninger den private i alminnelighet bør kunne ha til behandlingstiden. Det antydes der som et veiledende utgangspunkt at foreløpig svar bør gis dersom en forholdsvis kurant henvendelse ikke kan besvares innen 14 dager.
Spørsmål;
Vil utvalgsleder be rådmannen ta initiativ til en intern gjennomgang av saksbehandlings rutinene knyttet til innbyggernes møte med kommunen, og sørge for at disse blir etterlevd i organisasjonen i tråd med forvaltningslovens regler og prinsipper?